Das Workflowmodul ist eine Arbeitsablaufverwaltung von DM simply software und beinhaltet neben dem allgemeinen verteilen von Aufgaben an Mitarbeiter, z.B.  auch das Prüf- und Freigabewesen in einem Freigabeprozess.

Ein Prozesstyp wird in Form eines Ablaufdiagramms durch den Anwender ausgewählt und durch DM simply WORKFLOW © ausgeführt. Der aktuelle Prozessstatus kann jederzeit visuell am Ablaufdiagramm erkannt werden. An einem Aufgabenprozess können mehrere nachfolgende Mitarbeiter beteiligt sein. Auch parallele ablaufende Arbeitsprozesse bei mehreren Mitarbeitern sind möglich. Der Anwender verwendet vordefinierte, firmenspezifische Ablaufdiagramme. Diese sind im Vorfeld von einem KeyUser erarbeitet, getestet und zentral hinterlegt worden.

Das DM simply WORKFLOW © ist ein datenbankgestütztes Programm für die Ausführungsunterstützung von Organisationsprozessen. Es wird also als Workflowmanagementsystem die Durchführung Ihrer Prozesse unterstützen, was sich aber nicht auf Unterstützungsprozesse wie den oben erwähnten Freigabeprozess beschränkt. Alle denkbaren Organisationsprozesse sind möglich. Während DM simply PDM als Datenmanagement die Hauptaufgabe hat zu archivieren, verwalten, etc., greift DM simply Workflow als Workflowmanagementsystem die Prozessorientierung auf und unterstützen den Ablauf durch die Datenbankverwaltung der Prozessschritte. Jedoch verschwimmen die Grenzen zwischen den verschiedenen Systemen zunehmend, da die Funktionsintegration immer weiter voranschreitet und wie bereits schon mal erwähnt, in dem Konzept eines Product Lifecycle Managements (PLM) zusammengefasst wird.

DM simply PDM und DM simply WORKFLOW © arbeiten eng „verzahnt“ zusammen.

Mit dem DM simply WORKFLOW Enterprise © können Sie Geschäftsprozesse auf einfache Weise definieren. Dies können einfache Freigabe- oder Genehmigungsverfahren sein oder auch komplexere Geschäftsprozesse, wie die Anlage eines neuen Kundenprojektes und die damit zusammenhängende Koordination der beteiligten Abteilungen. Besonders effizient kann der Workflow eingesetzt werden, wenn Arbeitsabläufe immer wieder durchlaufen werden müssen oder ein Geschäftsprozess eine Vielzahl von Bearbeitern in einer genau definierten Reihenfolge benötigt. Einmal angelegte firmenspezifische Ablaufdiagramme können immer wieder verwendet werden, oder nachträglich erweitert und / oder optimiert werden.

Sie können DM simply WORKFLOW © auch einsetzen, um auf Fehler und Ausnahmesituationen in einem laufenden Geschäftsprozess zu reagieren. Wenn Sie einen Workflow starten dann kann es sein, das ein vorher festgelegtes Ereigniss eintritt, das bei einer automatischen Prüfung auf festgelegte Fehler reagiert wird. Eine automatische e-Mail an einen Vorgesetzten kann dann eine praktikable Reaktion des Programms sein.

Dies wird alles in einem firmenspezifische Ablaufdiagramm definiert. DM simply WORKFLOW Enterprise © stellt Ihnen zahlreiche vordefinierte Workflows zur Verfügung, die vordefinierte Geschäftsprozesse abbilden. Diese Workflows können Sie ohne Implementierungsaufwand einsetzen und sofort verwenden.

Nachfolgende Funktionalitäten stehen zur Verfügung:

  • Grafische Definition der Prozesse
  • Anwenderverwaltung
  • Gruppen und / oder Abteilungsverwaltung
  • Neue Aufgaben für Anwender oder Gruppen definieren
  • Neue Aufgaben mit Terminvorgabe
  • Aufgaben können Aktionen (Nachrichten, E-Mails oder andere Aufgaben) auslösen
  • ŸAufgaben können erforderliche Prüfungen enthalten
  • ŸFirmenspezifische Scripte können zu definierten Aufgaben „ablaufen“
  • ŸAutomatische Aktualisierung der Aufgaben beim Anwender PC
  • ŸEigene Aufgaben einsehen
  • ŸAndere Aufgaben einsehen
  • ŸAnhänge werden mit verwaltet
  • ŸEine integrierte Dokumentenverwaltung ist vorhanden
  • ŸTerminverwaltung, lokale oder globale Termine
  • ŸKalenderfunktionen
  • ŸUmfangreiche deutsche Dokumentation mit Beispielen

Die Liste der Aufgaben:

Dokumentenverwaltung für Anhänge

Sie können den Aufgaben beliebig viele Anhänge mitgeben.

Warum eine solche Software?

Ziel des Geschäftsprozessmanagements ist es, die in jedem Unternehmen existierenden Informationen zu den eigenen Geschäftsprozessen zu nutzen, um sich auf den Kunden einzustellen und als Ergebnis die Unternehmensziele besser zu erreichen.

Insbesondere gehören dazu das Kennen der eigenen Geschäftsprozesse, Gestalten und Verbessern der Prozesse, Geschäftsprozessoptimierung, Dokumentieren der Abläufe, weil es zum Beispiel das Gesetz vorschreibt, prozessorientierte Kostenkalkulation, Abbilden der Unternehmenseinheit mit fest definierten Rollen und Rechten, so flexibel wie nötig sein, so dass die Ausnahme zur Regel werden kann, Festlegen klarer Schnittstellen zwischen Prozessen, so dass Prozessketten und Verschachtelungen von Prozessen einfach gebildet werden können.

Weitere Ziele ergeben sich:

  • erhöhte Effizienz
  • erhöhte Transparenz
  • erhöhte Flexibilität
  • bessere Qualität
  • reduzierte Kosten
  • Erschließung neuer Geschäftsmodelle
Innovationspreis IT 2018